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深弘知识产权
 
近年来,已经有越来越多的企业通过企业知识产权管理体系认证,但是能够结合知识产权管理体系管理知识产权的企业数量很少。在一些企业中,知识产权管理规范不仅没能带来管理指导,甚至给企业带来一些运营负担。那么,怎么按企业知识产权管理规范管理企业知识产权?
 
第一,透彻了解体系。
 
要想利用标准来帮助企业进行知识产权管理,首先需要将标准条款理解透彻,想明白为什么要确立这个条款,其想要达成的目的是什么,这样才会在理解的基础上选择合适的执行方式。
 
例如,GB/T29490企业知识产权管理规范8.3a条款中,对于采购环节的知识产权做出了规定:“在采购涉及知识产权产品的过程中,收集相关知识产权信息,以避免采购侵权知识产权产品,必要时要求供方提供知识产权权属证明。”
 
意思就是说,企业在确定供应方前,应该对供方的情况进行调查,搜集情报信息,看一下供方公司有没有关于知识产权侵权的先例或者产品是否存在潜在风险,目的是降低采购产品的侵权风险。
 
第二,根据企业实况,确定能达成的执行目标。
 
由于每个企业的实际情况存在差异,企业知识产权资源和整体产品市场风险也都存在差异,对于标准条款的执行方式和深度也应该不同,这种应对方式应该结合公司实际情况来执行。
 
我们继续拿上文说到采购8.3a条款来举例,需要收集供方的知识产权信息,来避免采购侵权风险,但是收集到什么程度就需要根据自身企业自身的情况来定了,知识产权资源充裕,产品风险高的,在风险防控上应该执行的更加深入。
 
如果企业自身知识产权管理资源薄弱,并且企业产品行业侵权风险较小,可以直接让供方提供不侵权的承诺;
 
进一步的,如果企业有一定的知识产权人力资源基础或者行业存存在一定的诉讼案列,企业可以自行进行一些对方信息的搜集,如通过互联网新闻或者其它途径查一下供方是否存在商标或者专利侵权的先例,其核心产品专利商标申请注册情况;
 
更进一步的,如果企业行业环境恶劣,整体知识产权诉讼较多,对于一些核心供应商,对供货产品甚至可以自行进行一些侵权检索,看是否存在侵权风险。
 
第三,灵活执行。
 
在企业知识产权管理体系认证中,一些辅导机构常根据相应条款列举对应的表单模板,发给每个部门给几个表单模板,按照这个表单模板进行相应的记录就行。这种死板的套条款的执行方式会往往会造成一个条款至少对应一个表单,要做好整个知识产权体系至少需要大量表单文件。日常管理如果坚持这么做,管理起来将会非常繁杂,难以坚持执行。
 
建议是,根据的实际情况将类似的多个表单合并在一起,通用化管理。同时,对于一些可以嵌入到日常管理工作的活动尽量少用专门的知识产权管理表单来体现。
 
例如,销售和售后8.5c条款对产品的市场跟踪做出了要求,在实际执行过程中,如果专门弄一个产品市场知识产权的跟踪表,会增加了管理难度,相信在企业中很难坚持执行,很容易就成了形式化的“作假编制文件”。如果根据企业实际情况,将这个跟踪调查放入到“企业市场部新品调查报告”,或者“产品企划报告”,或者“市场信息月报”等可以承载该功能的文件或者活动中去,只占一个很小的模块,就可以长时间健康有序的执行下去。
 
第四,简化执行过程。
 
一个公司一般会有多项体系的认证,一些企业管理体系文件是可以通用,所以企业应该根据自己的实际情况,简化体系文件。
 
同时,大部分认证体系都有内部审核和管理评审的要求,如果每个体系都单独进行一次内部评审核和管理评审,将会大大增加企业体系管理人员的工作量,也会给企业各个部门带来较大的时间损耗。所以,在实际执行过程中,完全可以多体系一起内审,这样就可以节省很多时间和精力。除此之外,管理评审活动也可以放在年终总结等活动中嵌入进去,无需单独弄一个管理评审,费时费力,难以坚持推行。
 
第五,充分利用标准的执行,实现跨部门管理。
 
企业知识产权管理部门一般在法务部或者研发部,部门的管理职能核心一般也是在研发这一块,对于中小企业来讲,知识产权部门很难跨部门对其它体系进行管理。
 
借助企业知识产权管理体系,我们可以加强对其它部门的管控,如人事部的保密合同的规范,竞业限制合同的规范等,销售部销售合同的规范,宣传方法的风险防控等,采购过程中的风险防控等。我们可以将这种管控形成一个日常化,程序化的管控,加强企业知识产权整体管控力度的同时也扩大了知识产权部门在公司影响力,提升了企业知识管理人员的地位。
 
总结一下:企业知识产权管理应该以企业知识产权管理标准来进行指导,但不应该拘泥于一些模板或者其他的形式,在理解标准的基础上尽量将管理活动嵌入到公司其他管理活动中去,简化知识产权管理专有表单数量,根据公司的实际情况,选择执行方式,不断磨合完善,才能找到适合自己公司情况的管理办法。
 


深弘(semhope)知识产权专注知产实际案例研究,通过分析表象剖析事件本质;在知识产权服务领域,对国内外专利申请与规划、商标注册与规划、著作权登记与保护、高新技术企业认定等企业知识产权保护实务方面经验丰富。
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  • 文章来源:深弘知识产权
  • 作者:深弘
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